Toimintakertomuksen laatiminen on rakkauden teko

Onko toimintakertomuksen tekeminen organisaatiossasi välttämätön rasite vai luovuuden paikka? Moni yritys tai yhteisö jättää käyttämättä erottumisen mahdollisuuden.

Kehittäminen on ihana sana. Uskallan väittää, että se on myös yksi käytetyimmistä sanoista toimintakertomuksissa ja vuosiraportoinnissa. Se on kelpo sana silloin, kun ei ihan uskalleta seisoa sen takana, mitä kuluneena vuonna on tehty, vaikka syytä olisi.

Myös keskeinen tekijä, tasainen kasvu, haaste, markkinamuutos ja riskienhallinta esiintyvät taajaan toimintakertomuksissa.

Osakeyhtiön toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen sisältö on määritelty kirjanpitolaissa. Toimintakertomuksen muotoa ei kuitenkaan ole säädelty kuin välttämättömien taloudellisten tietojen osalta. Pelikenttä on siis avoin luoville ratkaisuille.

Toimintakertomus, tai vuosikertomus, on niin sanottu tuhannen taalan paikka, jonka moni yritys jättää aivan turhaan käyttämättä. Paneutuneesti ja rakkaudella tehdyt toimintakertomukset erottuvatkin siksi edukseen. Miksi perinteistä toimintakertomuksen mallia on niin vaikea rikkoa? 

 

"Toimintakertomukseen pitää saada mahtumaan kaikki"

Kaikkea ei oikeasti tarvitse saada mahtumaan toimintakertomukseen. Kyse on uskalluksesta.

Toimintakertomuksessa voi tehdä valintoja ja kertoa ne kolme tärkeintä asiaa, jotka lukijalle olisi syytä jäädä mieleen. Toimintakertomuksen pitäisi vastata vain yhteen tärkeään kysymykseen: millä tavalla me tänä vuonna muutimme maailmaa?

 

"On turvallista, kun toimintakertomus on samanlainen kuin yleensä"

Se on turvallista vain yhdessä mielessä. Mahdolliset virheet jäävät huomaamatta, kun kukaan ei tartu vuodesta toiseen samanlaisena toistuvaan toimintakertomukseen.

Jos oikeasti haluat, että toimintakertomusta luetaan ja hyödynnetään, mene verkkoon ja käytä kaikkia verkon keinoja hyväksesi. Herätä huomiota liikkuvalla kuvalla tai elementeillä, kuvita graafit eläviksi, tee valmiiksi kuratoituja tviittejä jaettaviksi ja seuraa verkkotoimintakertomuksen analytiikkaa samaan tapaan kuin minkä muun verkkosivuston tahansa.

Pelkästään hakukonelöydettävyyden parantaminen tai toimintakertomuksen linkittäminen oman organisaation verkkomedian etusivulle voi moninkertaistaa toimintakertomuksen kävijämäärät.

Verkkovuosikertomuksesta on myös se etu, että voit tehdä organisaation perustiedoista pohjan, jota vuosittain päivitetään. Se on hyvä tietovaranto niille, jotka etsivät toimintakertomuksesta organisaation perustietoja.

Miten tehdä kiinnostavampi vuosikertomus

"Kukaan ei ole oikeasti kiinnostunut, mutta pakkohan tämä on tehdä"

Moni on oikeasti kiinnostunut. Asiakasta, jäsentä tai yhteiskunnallista vaikuttajaa kiinnostaa kovasti, mihin organisaation toimintaan sijoitetut eurot ovat menneet.

Ei kuitenkaan ole kovin kiinnostavaa, jos aidot ihmisten tarinat, muutokset asiakkaiden elämässä tai kymmenien vuosien kehitystyön vaatineet innovaatiot piilotetaan fraasien tai korulauseiden alle. Kun paneudut sydämellä vuosikertomuksen tekemiseen, osoitat välittäväsi näistä ihmisistä – ovat he sitten organisaatiosi asiakkaita, jäseniä, henkilökuntaa tai omistajia. 

Picture of Johanna Hytönen

Johanna Hytönen

Johanna.Hytonen@otava.fi

Seuraa minua:

 

Kirjoittaja on Otavamedia OMAn asiakkuuspäällikkö, joka unohti toimintakertomuksen kaavan. 

Vuosikertomus